Agent Administratif Polyvalent 0.5 Etp - Smage H/F - 02

Intitulé du poste : Agent Administratif Polyvalent
Rattachement hiérarchique : Assistante de Direction et Directrice des services
Nom du Syndicat : SMAGE DES 2 MORIN
Type de contrat : Fonctionnaire ou contractuel (CDD renouvelable)
Temps de travail : Temps partiel (0.5 ETP)

Missions principales :
L'agent administratif polyvalent assure le soutien administratif nécessaire au bon fonctionnement des services en garantissant la gestion administrative, la communication interne et externe, et la coordination des tâches.

1. Gestion administrative :
- Rédiger, classer et archiver les documents administratifs.
- Gérer la correspondance (courriers, mails, appels téléphoniques).
- Mettre à jour le registres des courriers arrivés et sortants.
- Assurer la prise en charge des demandes des usagers et orienter vers les services compétents.
- Préparer et suivre les dossiers administratifs (ex : demandes de subventions, conventions).
- Rédaction de documents, notes.
- Mettre les différents tableaux à jour de suivi.
- Rédiger les courriers et les envoyer via le logiciel Maileva.
- Assister l'assistante de direction et la direction dans l'administratif et le fonctionnement de la structure.

2. Accueil et gestion des appels :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Renseigner les personnes directement ou remplir les formulaires pour solliciter les services concernés.
- Réception, traitement et diffusion de l'information.

3. Suivi des plannings et agenda :
- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements des membres de l'équipe.

4. Organisation des comités syndicaux, des commissions d'appel d'offres et des bureaux :
- Rédaction des convocations, procès-verbal et des délibérations,
- Créer et mettre à jour les registres des procès-verbaux, des délibérations, des arrêtés, etc.
- Envoyer les invitations.
- Réservation et préparer les salles pour les réunions, faire les états des lieux, s'occuper des clés, acheter des consommables de bureau, etc.
- Relancer les élus pour s'assurer de leur présence et de l'obtention du quorum.
- Participer aux comités syndicaux au besoin.

5. Véhicule :
- Appeler et se rendre aux rendez-vous (réparation, lavage, contrôle technique etc.)
- Faire le suivi administratif des véhicules.

6. Autre :
- Suivi des devis et des bons de commande.
- Mise à jour des différentes listes, tableaux et des contacts.